Catch-all là gì? Catch-All Email có quan trọng không?

Catch–all là gì? Catch-All Email có quan trọng không khi kinh doanh online? Catch–all có nghĩa đen là “bắt – tất – cả” vậy Catch–all email là gì và dùng để làm gì? Hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây nhé!

Catch – All Email là một tính năng “bắt tất cả các email” ngay cả khi khách hàng nhập sai địa chỉ email hosting của bạn. Ví dụ như sau:

• Tên miền của website chúng tôi đang sử dụng là backlink123.com

• Tài khoản email của bộ phận hỗ trợ là [email protected]

• Người gửi đánh nhầm địa chỉ khi gửi email là [email protected]

Thông thường thì email mà khách hàng gửi sẽ đi vào đâu đó trong khoảng không vô tận của Internet. Còn nếu chúng ta sử dụng Catch – all thì không sao cả. Email sai địa chỉ này vẫn sẽ tới được với doanh nghiệp của bạn.

Catch – all email là một dịch vụ tích hợp thường thấy trên các email hosting hiện nay. Sau khi đăng ký và có một tên miền rồi thì thông thường chúng ta sẽ phải thiết lập các tính năng quản trị, mà một trong số đó chính là email hosting.

Tác dụng của Catch–all email

Khi lựa chọn dịch vụ mail server, thông thường chúng ta nên lựa chọn các dịch vụ mail tích hợp Catch – all. Có nó sẽ không sợ thất lạc email quan trọng. Giúp cho việc liên lạc, giao dịch với đối tác và khách hàng không bị gián đoạn.

Với Catch – all email bạn hoàn toàn có thể tìm kiếm lại nội dung thư trong email đã được cấu hình trước đó.

Với số lượng khách hàng lớn, việc người gửi email nhầm lẫn là không thể tránh khỏi. Thử tưởng tượng có khoảng 1000 email chăm sóc khách hàng bị gửi nhầm. Vậy là chúng ta không thể hỗ trợ 1000 khách hàng và tất nhiên sẽ nhận được phản hồi tiêu cực. Mất đi 1000 khách hàng chỉ vì nhầm địa chỉ email là điều đáng tiếc vô cùng. Dịch vụ catch – all email ra đời hoàn toàn không vô nghĩa.

Lợi thế khi sử dụng Catch-All Email?

Không bao giờ lo thất lạc email

Đây có thể nói là tính năng vượt trội nhất trong việc gửi và nhận email. Chúng ta có thể nhận được tất cả các email gửi đến ngay cả khi người dùng nhập vào một địa chỉ email không tồn tại. Mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng nhờ vậy mà trở nên gắn bó hơn, tốt cho việc phát triển lâu dài.

 Việc quản lý email dễ dàng hơn

Trong một doanh nghiệp có thể có nhiều địa chỉ email khác nhau cho mỗi bộ phận. Khi kích hoạt tính năng Catch all cho 1 tài khoản email chính và và cung cấp các địa chỉ email thuộc doanh nghiệp của bạn, bạn sẽ nhận được tất cả các thư điện tử đến email chính. Từ đó, bạn không cần phải đăng nhập nhiều tài khoản khác nhau mà có thể quản lý tất cả các tài khoản có cùng tên miền thương hiệu.

 Chi phí giảm với Catch – all

Các email hosting chỉ cung cấp một số lượng email nhất định cho mỗi người đăng ký sử dụng. Do đó nếu đăng ký nhiều tài khoản email thì kinh phí sẽ rất lớn. Lựa chọn thay thế đó chính là Catch-all email để nhận mail đến bất cứ email nào cùng domain mail doanh nghiệp của bạn.

Ví dụ: Thay vì mua thêm email là [email protected]. Bạn chỉ cần sử dụng tính năng catch-all tới [email protected]. Và thế là với mọi địa chỉ email mà bạn cung cấp cho khách hàng dù là không có thật cũng đều được gửi tới địa chỉ email doanh nghiệp. Điều này giúp cắt giảm rất nhiều chi phí  dịch vụ mail.

 Hạn chế của Catch–all

Tính năng Catch-All trong Email Server còn có các nhược điểm mà bạn cần phải chú ý để tránh những kết quả không mong muốn trong quá trình sử dụng, tiêu biểu nhất là:

• Có nhiều thư spam: thư rác là điểm đáng lưu ý hàng đầu khi sử dụng tính năng Catch-All Email, vì nó được lưu lại dù tài khoản người nhận có tồn tại hay không. Bạn sẽ gặp nhiều khó khăn và tốn thời gian tìm ra các thư thực sự đến từ khách hàng.
• Cần có dung lượng lớn: hộp thư có thể đầy sau thời gian ngắn sử dụng do lưu lượng truy cập cao cho tài khoản Catch-All. Bạn có thể xóa các tin nhắn cũ, tuy nhiên đây không phải là giải pháp tốt nhất. Vì thế, bạn phải kiểm tra dung lượng thường xuyên để tránh trường hợp “tràn” bộ nhớ nhé!. 

Như vậy qua bài viết trên bạn đã hiểu thêm về Catch-all và tính năng bắt chặn email của các email hosting hiện nay rồi! Hãy sử dụng thật hiệu quả tính năng này nhé!